Google Sheets 101

Google Sheets, c'est le tableur de la suite Google. Vous connaissez sans doute Excel, ou Numbers. C'est pareil. Sauf que là vous commencez à comprendre ce que l'utilisation des applis bureautiques de Google peut vous apporter.

Les avantages à utiliser Google Sheets sont les mêmes que ceux que j'ai soulignés pour l'utilisation de Google Docs :

  1. C'est un tableur puissant
  2. Pour la possibilité de travailler à deux (ou plus) sur un même fichier, en même temps et à distance, sans risquer la moindre perte de données
  3. L'enregistrement automatique et l'historique des versions anéantit tout risque de perdre vos données
  4. Google Sheets bénéficie de la puissance des outils Google et en particulier la possibilité d'accéder à ses fichiers de n'importe quelle plateforme (mobile, tablette, ordinateur), en ligne ou hors ligne, et de les partager à volonté.

Dans un premier temps, vous utiliserez surtout Google Sheets pour réaliser :

  • des reportings
  • des plannings de publication
  • des feuilles de calcul

Intro - Ce que vous allez apprendre dans cette leçon

#1 - Accéder à Google Sheets

#2 - Créer un tableau de reporting simple

#3 - Insérer / supprimer une ligne ou une colonne

💡Je ne reprendrai pas ici un certain nombre de bases vues dans les deux leçons précédentes telles que les manipulations de fichiers, l'enregistrement, le partage ou l'export. Ça maintenant, vous maîtrisez !

#1 - Accéder à Google Sheets

Le préalable pour commencer à utiliser Google Sheets, c'est d'être connecté à votre compte Google. Préférez également l'utilisation du navigateur Chrome, même si Safari, Edge, et autres Firefox fonctionnent également très bien.

Vous pouvez accéder directement à Google Docs via cette adresse :

https://sheets.google.com/

Comme on l'a vu pour Google Docs, utilisez le moteur de recherche Google pour trouver Google Sheets en cas d'urgence.

Et vous arrivez sur une page d'accueil similaire, là encore, à celle de Google Docs :

Allez, on fait un petit tour du propriétaire :

(1) Menu d'accès à Docs, Slides, Sheets, Drive et aux paramètres généraux

(2) Lien vers... cette page d'accueil

(3) Créer un document vierge

(4) Créer un document à l'aide d'un des modèles mis en avant

(5) Accéder à la galerie de modèles complète

(6) Liste de vos documents Sheets et de ceux qui sont partagés avec vous

#2 - Créer un tableau de reporting simple

Pour créer un nouveau document Sheets, vous procédez exactement de la même façon que décrit dans la leçon Google Docs.

Et vous tombez sur une feuille vierge qui devrait ressembler à ceci :

Pas super glamour mais créons ensemble un tableau simple de reporting pour nos réseaux sociaux, histoire de passer en revue les principales fonctionnalités de mise en forme de Sheets.

Donnons maintenant des noms à nos lignes (1), avec les chiffres clés à suivre, et à nos colonnes (2), qui indiquent les semaines. On obtiendra avec ce genre de tableau l'évolution dans le temps de nos données.

On s'échauffe tranquillement sur la mise en forme en mettant un peu de gras comme indiqué sur la capture ci-dessous :

Un peu plus compliqué : mettez vous-même en forme les cellules Facebook et LinkedIn comme sur le modèle ci-dessous en jouant sur la taille des caractères (1), la graisse (2), la couleur des caractères (3) et la couleur de fond de cellule (4).

Changez la couleur de fond des colonnes consacrées aux semaines :

Ajoutez vos données à la main chaque semaine (ou vos données prévisionnelles) :

Créez une formule pour la moyenne d'interactions par publication = Portée totale / Nombre d'interactions

  • Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer un calcul
  • Tapez "=" pour indiquer que vous allez réaliser une opération
  • Cliquez ensuite sur la cellule "Portée totale" --> la cellule B6 apparaît dans le calcul
  • Tapez ensuite "/" pour diviser
  • Et enfin, cliquez sur la cellule "Nombre d'interactions" --> la cellule B5 apparaît dans le calcul
  • Validez en tapant sur la touche entrée

Pour dupliquer la formule de calcul sur toutes les cellules de la ligne, cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule initiale et glissez comme dans l'exemple

#3 - Insérer / supprimer une ligne ou une colonne

Pour réaliser cette opération extrêmement délicate, je demande votre attention totale.

(1) Cliquez-droit sur la ligne que vous voulez traiter, ce qui la sélectionne et fait apparaître un menu contextuel

(2) Vous pouvez insérer une ligne au-dessus ou en-dessous de la ligne sélectionnée

(3) Vous pouvez supprimer la ligne

(1) Vous pouvez simplement effacer le contenu des cellules de la ligne (la touche SUPPR a le même effet)

Après Google Drive et Google Docs, vous venez d'apprendre quelques bases simples de Google Sheets. C'était bref, mais inutile d'aller plus loin pour l'instant. Amusez-vous, testez, et surtout appliquez dans des cas concrets. C'est encore le meilleur moyen d'apprendre.

Résumé - Ce que vous avez appris dans cette leçon

#1 - Accéder à Google Sheets

#2 - Créer un tableau de reporting simple

#3 - Insérer / supprimer une ligne ou une colonne

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