Google Docs 101
#1 - Accéder à Google Docs
Le préalable pour commencer à utiliser Google Docs, c'est d'être connecté à votre compte Google. Préférez également l'utilisation du navigateur Chrome, même si Safari, Edge, et autres Firefox fonctionnent également très bien.
Vous pouvez accéder directement à Google Docs via cette adresse :
Une autre manière d'y arriver, c'est de taper "Google Docs" dans votre moteur de recherche préféré...
Le premier lien devrait vous mener assez vite où vous voulez...
C'est-à-dire sur la page d'accueil de Google Docs :
Vous y retrouvez :
- Un menu général en haut à gauche
- Un champ de recherche
- Une section pour créer un nouveau document vide ou via un modèle
- La liste de vos fichiers et de ceux qui sont partagés avec vous
#2 - Créer un nouveau document
La création d'un nouveau document Google Doc est simplissime. Retenez bien ce qui suit, ce sera exactement pareil pour toutes les autres applis de Google Suite.
Passer par Google Drive
Si vous vous souvenez bien de la première partie sur Google Drive, vous avez vu que vous pouvez créer un nouveau document directement à partir de ce gestionnaire de fichiers.
En cliquant sur la flèche à droite du menu Google Docs, vous avez accès à un autre sous-menu qui vous permet de créer un nouveau document à partir d'un document vierge ou à partir d'un modèle :
Passer par la page d'accueil de Google Docs
La plupart du temps, vous créerez un nouveau document directement à partir de la page d'accueil de Google Docs.
Trois possibilités s'offrent à vous (voir la capture ci-dessus) :
(1) Créer un document vierge
(2) Créer un document à partir des derniers modèles utilisés ou consultés
(3) Chercher un modèle parmi une trentaine
Une fois que c'est fait, vous vous retrouvez devant une belle page vierge. Si vous avez choisi un modèle, la page est pré-remplie avec du faux texte :
#3 - Nommer des documents
Soyez rigoureux.se
Donner un nom à vos documents est primordial. Essayez au maximum d'adopter un format harmonisé, de manière à ce que vous sachiez toujours ce que votre document contient.
Si vous avez plusieurs documents dans un même dossier, numérotez-les pour pouvoir les trier par nom.
Sachez que le tri se fera sur la première lettre, puis sur la deuxième, puis sur la troisième, etc.
Par exemple, vous pouvez nommer de la façon suivante les documents liés à l'entreprise "Company" :
1-Company-NoteDeCadrage.doc
2-Company-PropositionCommerciale.doc
3-Company-CahierDesCharges.doc
Si vous ne mettez pas le numéro, le cahier des charges se classe avant la note de cadrage. C'est moins lisible. Sur un grand nombre de fichiers, cette rigueur vous fera gagner un temps précieux, ainsi qu'aux personnes qui travaillent avec vous.
Notez également l'emploi des tirets, des majuscules / minuscules. Gardez toujours les mêmes conventions de nommage de vos fichiers. On les regroupe sous le terme de "nomenclature".
Changez le nom directement dans la fenêtre du document
En haut à gauche de votre document Google, vous pouvez saisir directement le nouveau nom. Une fois que c'est fait, tapez sur la touche "entrée" pour valider le nouveau nom.
Changer le nom à partir d'une liste de fichiers
Vous pouvez changer le nom de vos documents à partir de Google Drive ou de la page d'accueil de Google Docs.
Il suffit de faire un clic droit sur le nom du fichier et de sélectionner "Renommer", comme sur la capture ci-dessous.
À partir de Google Drive, vous avez davantage d'options, mais c'est la même histoire :
💡Entraînez-vous à manipuler les fichiers, à utiliser les différents menus, à changer les noms. Bientôt, tout cela deviendra une seconde nature.
#4 - Comprendre l'enregistrement automatique
Ne cherchez pas, il n'y a pas d'option pour enregistrer un document dans les menus de Google Docs.
Enregistrer ses fichiers, c'est has been !
Chez Google, on enregistre en temps réel. Dès que vous apportez une modification, elle est enregistrée.
Vous pouvez par contre Créer une copie, Télécharger dans un autre format (.docx, .pdf, .rtf, etc.).
Par défaut, votre document est enregistré à la racine de Google Drive, sauf si vous l'avez créé d'emblée dans un autre dossier.
#5 - Déplacer votre document dans le bon dossier
Pour déplacer un document, vous pouvez utiliser l'icône de dossier qui se situe à droite du nom de votre document (voir le gif ci-dessous).
Vous retrouvez également la possibilité de Déplacer dans le menu Fichier.
En passant par le Drive, vous pouvez également déplacer un fichier, par le même menu que nous avons vu dans la section précédente pour le renommage.
#6 - Mettre en forme un document
Pour réussir la mise en forme de votre document, il faut TOUT DE SUITE vous débarrasser d'un certain nombre de mauvaises habitudes. Voici...
Les 10 commandements de la mise en forme d'un document
1. Tu utiliseras les styles pour avoir du style
2. Tu ne sauteras jamais de lignes manuellement, les styles sont faits pour ça
3. Tu utiliseras les styles pour hiérarchiser ton document
4. Tu mettras des majuscules au début de chaque phrase et des points à la fin (optionnel pour les listes à puces)
5. Tu mettras un espace avant et après les symboles de ponctuation doubles : deux points, point-virgule, point d'exclamation, point d'interrogation (: ; ? !)
6. Tu ne mettras pas d'espace avant mais tu en mettras un après les symboles de ponctuation simples : point, virgule (. ,)
7. Tu souligneras avec parcimonie
8. Tu utiliseras les espaces blancs avant et après les titres, sous-titres, paragraphes
9. Tu illustreras tes documents de photos, dessins, schémas, graphiques, infographies et même de vidéos ou de gifs
10. Tu te reliras encore et encore pour ne laisser passer AUCUNE faute d'orthographe et AUCUN espace double
Vous voici prêt.e à créer avec style !
Les mises en forme de base : gras, souligné, italique, polices et tailles de police
L'éditeur de texte de Google Docs vous permet d'utiliser les principaux types de mises en forme :
(1) Police de caractère
(2) Taille de la police
(3) Gras, italique, souligné
(4) Couleur de la police et couleur de fond
Si vous souhaitez des options supplémentaires comme le barré ou l'exposant, rendez-vous dans le menu Format > Texte.
Appliquer les styles de mise en forme
Les styles sont... obligatoires. Si vous voulez avoir l'air pro, ne remettez plus jamais de documents sans y avoir appliqué des styles cohérents.
L'utilisation des styles ne nécessite pas de compétences graphiques, c'est même tout le contraire. Grâce aux styles, vous allez pouvoir faire croire que vous avez un oeil de directeur artistique. Pas moins !
Si vous positionnez le curseur quelque part dans un paragraphe, vous verrez sous le menu "Insertion" quel est le style de ce paragraphe.
Pour appliquer un style à un paragraphe, il suffit de mettre votre curseur n'importe où dans ce paragraphe et de cliquer sur le style que vous souhaitez appliquer, comme sur l'image animée ci-dessous.
Vous suivez toujours ? Alors voyons maintenant deux intérêts liés aux styles. En plus de rendre jolie votre présentation, ils vous permettent de créer une table des matières.
Insérer une table des matières
Les niveaux de style hiérarchisent votre document. Vous pouvez voir cette hiérarchie apparaître au fur et à mesure que vous créez votre document et que vous appliquez les styles en vous rendant dans le menu Afficher > Afficher le plan du document (1).
Tous les niveaux de titres sont reportés dans le plan affiché à gauche du document. C'est ce plan qui vous permettra de visualiser la construction de votre table des matières en temps réel.
Insérer une table des matières une fois que votre document est finalisé se fait en deux clics (Menu Insertion > Table des matières). La preuve en images :
Prendre de bonnes habitudes SEO
SEO signifie "Search Engine Optimization". Ce terme regroupe toutes les techniques permettant, littéralement, d'optimiser les recherches Google (et autres moteurs de recherche). Il ne s'agit plus de documents destinés à un usage interne, mais bel et bien de textes publiés sur internet. Sur votre blog par exemple.
La hiérarchisation des textes est l'une des techniques les plus puissantes pour avoir un bon SEO. Google indexe mieux et plus facilement des textes dont il peut identifier les niveaux.
Lorsque vous publierez un article sur internet, vous utiliserez un éditeur de texte similaire à celui de Google Docs. Et vous pourrez appliquer des styles de la même manière. Il se peut que les niveaux Titre 1, Titre 2, etc. soient nommés "H1", "H2", etc. C'est la même chose.
Si vous vous habituez à structurer vos documents comme je vous l'ai expliqué, et à mettre des titres incluant vos mots-clés, vous n'aurez plus qu'à reproduire cette technique sur internet.
Et votre site sera magnifiquement indexé !
#7 - Insérer des éléments (images, formes, graphiques, vidéos)
Maintenant que vous savez créer de jolis documents, rendons-les splendides ! Vous pouvez, avec Google Docs, insérer des tas d'éléments qui non seulement les renforceront mais leur donneront un aspect visuel beaucoup plus professionnel.
Insérer des images
Insertion simple
Placez votre curseur à l'endroit où vous voulez placer votre image. Pour que le placement soit parfait, placez-le exactement comme si vous alliez commencer un nouveau paragraphe.
Vous avez, comme d'habitude, la possibilité de passer soit par le menu (Insertion > Image, (1) sur la capture ci-dessous), soit par l'icône (2) de la barre d'outils.
Dans les deux cas, vous avez accès à différentes méthodes pour insérer votre image. Choisissez celle qui vous convient le mieux.
Insérer une image en copier-coller
Voici une technique que j'utilise fréquemment pour trouver une image et l'insérer dans mon document en quelques clics : le copier-coller.
Rendez-vous sur Google Search et tapez une recherche. Disons que vous adoooorez les licornes et que vous souhaitiez le montrer dans votre document.
La recherche vous permet de trouver l'image idéale pour votre présentation. Copiez-la en cliquant-droit dessus.
Rendez-vous maintenant dans votre document Google et collez simplement l'image où vous voulez.
Positionnez votre curseur, cliquez-droit, choisissez "Coller" (ou CTRL+V, ou +V), comme sur l'animation ci-dessous.
Insérer un tableau
Vous pouvez aussi insérer un tableau. Comme pour l'image, rendez-vous dans le menu Insertion > Tableau, puis faites coulisser votre curseur de souris pour sélectionner le nombre de lignes et le nombre de colonnes.
Et voilà l'travail !
Insérer des graphiques
Les graphiques vous permettent d'afficher des données de manière un peu plus visuelle, et littéralement de donner vie à vos chiffres.
Imaginons que vous ayez les chiffres d'une étude sur la population active en France. Vous avez les chiffres suivants :
- 29% d'employés
- 26% d'ouvriers
- 22% catégories intermédiaires
- 14% cadres et professions intellectuelles
- 9% non salariés
Pour rendre ça un peu plus lisible, rendez-vous dans "Insertion > Graphique" et choisissez "Secteurs".
Cliquez ensuite sur la flèche descendante (1), comme sur la capture ci-dessous, puis sur "Ouvrir la source".
Saisissez les données (1), puis écrivez le nom du graphique (2) :
- Enfin, fermez l'onglet Google Sheets sans enregistrer (c'est déjà fait)
- Retournez dans votre document Google
- Cliquez sur votre graphique puis sur "Mettre à jour"
Votre graphique a été mis à jour dans votre document Google :
#8 - Partager un document
Le partage est l'une des fonctions essentielles de la suite Google.
Je vous ai montré dans la leçon Google Drive comment vous pouviez partager à partir de la liste des fichiers.
Voyons maintenant comment partager directement depuis votre document. Le plus difficile sera de trouver le bouton de partage. Je vous donne la cachette : en haut à droite...
Et ensuite, tout se passe exactement comme expliqué dans la leçon sur Google Drive, section "#2 - Le partage de fichiers sur Google Drive".
#9 - Exporter dans le format de votre choix (dont le format pdf)
Il est probable que vous ne souhaitiez pas partager votre document de travail avec le destinataire final, qui peut être votre client, un prestataire, votre mentor, votre professeur, etc.
Le plus simple, serait de partager un lien sans possibilité de modification, mais vous pouvez également exporter votre fichier dans différents formats.
Allez dans le menu "Fichier > Télécharger au format" puis choisissez le format qui vous convient le mieux.
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